外国人のビザ更新時に必要な「勤務先証明書」の書き方

目次

1. 勤務先証明書とは何か？
2. なぜビザ更新に必要なのか
3. 記載すべき基本項目
4. 書き方のポイントと注意点
5. よくある不備と不許可事例
6. まとめ：企業と本人の信頼性を示す書類

1. 勤務先証明書とは何か？
   勤務先証明書とは、外国人社員が現在の勤務先に在籍していることを証明する書類です。
   ビザ更新（在留期間更新許可申請）時に、所属機関が作成・提出することで、申請者の活動内容が在留資格に合致していることを裏付けます。
   
2. なぜビザ更新に必要なのか
   2025年の審査強化により、外国人の就労状況がより厳しくチェックされるようになりました。勤務先証明書は、以下の点を証明するために重要です：
    雇用が継続していること
    職務内容が在留資格と一致していること
    安定した収入があること
    企業の経営状態に問題がないこと
   
3. 記載すべき基本項目
   勤務先証明書には、以下の情報を正確に記載する必要があります：
    会社名・所在地・代表者名
    外国人社員の氏名・在籍期間
    雇用形態（正社員・契約社員など）
    職務内容（例：翻訳業務、システム開発など）
    勤務時間・給与額
    担当者の署名・押印
   ※会社の登記事項証明書や雇用契約書と内容が一致していることが重要です。
   
4. 書き方のポイントと注意点
   ポイント：
    職務内容は具体的に記載（例：「顧客対応」ではなく「外国人顧客向けの通訳・翻訳業務」など）
    雇用形態と給与額は、源泉徴収票や給与明細と整合性を持たせる
    会社の印鑑（代表印または社判）を忘れずに押印
   注意点：
    書式は自由だが、会社のレターヘッドを使用すると信頼性が高まる
    在籍期間が短い場合は、更新理由書で補足する
    企業の経営状態が不安定な場合は、決算書類の添付が推奨される
   
5. よくある不備と不許可事例
   不備例：
    職務内容が抽象的で在留資格と一致しない
    雇用契約書と勤務先証明書の内容が食い違う
    担当者の署名がなく、押印も不鮮明
   不許可事例：
    実際には勤務していないのに証明書だけ提出
    会社が登記されていない、または休眠状態
    給与額が生活維持に不十分と判断される
   
6. まとめ：企業と本人の信頼性を示す書類
   勤務先証明書は、単なる在籍証明ではなく、外国人社員の活動が適正であることを示す「信頼性の証明書」です。企業側の誠実な記載が、申請者のビザ更新を左右する重要な要素となります。
   佐々木法務事務所では、勤務先証明書のテンプレート提供から内容チェック、企業側への記載指導までサポートしています。外国人社員のビザ更新を確実に進めたい企業様は、ぜひご相談ください。